Đối với lĩnh vực quản lí nhân sự, việc theo dõi hợp đồng của nhân viên xem đã hết hạn hay chưa để bổ sung kịp thời là rất quan trọng. Trong bài viết bên dưới, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách tạo thông báo hết hạn trong Excel.

Bạn đang xem: Tạo thông báo trong excel


THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THÔNG BÁO, CẢNH BÁO

Trước tiên, bạn cần thống nhất về nguyên tắc, cách thức hoạt động. Để thuận tiện cho việc theo dõi ví dụ trong bài viết, chúng ta sẽ thống nhất một số nguyên tắc như sau:

Tham khảo ngay: Đánh máy thuê tphcm giá rẻ, uy tín, chất lượng

Các mức độ cảnh báo:

Mức 1: Còn 1 tháng nữa là hết hạnMức 2: Còn 1 tuần nữa là hết hạnMức 3: Đã hết hạn

Thời gian sẽ căn cứ vào thời điểm hiện tại và thời gian ký hợp đồng.

Xem thêm: Tình Yêu Của Nam Bọ Cạp, Hãy Lưu Ý, Cung Bọ Cạp Nam 2020

Cách thức cảnh báo: sẽ tương ứng với các mức cảnh báolà:

Mức 1: màu nền vàng nhạt, chữ thườngMức 2: màu nền cam, chữ đậmMức 3: màu chữ đỏ, nền xám nhạt và chữ đậm

CÔNG CỤ CẦN SỬ DỤNG

Trong Excel thường đã có sẵn các công cụ để làm việc này, là Conditional Formatting – được định dạng theo điều kiện. Khi đã thỏa mãn điều kiện đưa ra thì lúc này Excel sẽ tự động thực hiện định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.

XÁC ĐỊNH NGÀY HẾT HẠN HỢP ĐỒNG DỰA VÀO NGÀY KÝ VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG

Bên dưới là kết quả sau khi đã thực hiện áp dụng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:

*

CÁCH ỨNG DỤNG CONDITIONAL FORMATTING ĐỂ TỰ ĐỘNG CẢNH BÁO THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

Dựa vào nguyên tắc tự động cảnh báo đã được xây dựng ở bước 1, lúc này chúng ta sẽ tiến hành thiết lập công thức trong Conditional Formatting bằng các bước sau:

Bước 1: Thực hiện chọn toàn bộ bảng dữ liệu từ A2:E7, tiếp đến chọn Conditional Formatting trong thẻ HOME

Tạ cửa sổ Conditional Formatting, nhấp chọn New Rule / Use a formulas… (thiết lập công thức trong Conditional Formatting).

Trước khi tiến hành viết công thức, bạn cần trình bày được logic từ lời sang dạng công thức:

Nếu Ngày hết hạn là ô trống (ô không có dữ liệu) thì lúc này sẽ không có căn cứ nào để cảnh báo. Do đó bạn phải loại trường hợp giá trị ở cột E là dạng rỗngNếu như ngày ở cột E Nếu như ngày ở cột E Ngày hiện tại – 7 (trong vòng 1 tuần trước ngày hiện tại) thì nhận cảnh báo ở mức 2Nếu như ngày ở cột E Ngày hiện tại – 30 (nằm ngoài mức 2 và thỏa mãn mức 1) thì sẽ nhận cảnh báo ở mức 1

Lúc này, công thức ở các mức sẽ lần lượt là: